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Software Gestionale
Biosfera è il Software Gestionale per chi vuole far crescere il proprio studio dentistico
Tutte le funzionalità per chi guarda lontano!
Con il nostro software per l’odontoiatria Biosfera, scoprirai cosa significa andare oltre un semplice gestionale.
Avrai finalmente il pieno controllo di tutti i processi dello studio: pensa, ad esempio, al controllo dei flussi finanziari, all’avere un archivio fotografico dei pazienti, al verificare i margini di guadagno per ogni prestazione.
Il software Biosfera ti restituisce il pieno controllo sui dati della tua attività, attraverso funzionalità avanzate che ti permettono di gestire il tuo studio come fanno i manager delle grandi aziende.
Immagina di voler confrontare le entrate generate da trattamenti estetici rispetto a implantologia nel trimestre appena terminato.
Grazie all’archivio fotografico integrato puoi associare ogni prestazione alla sua documentazione visiva, mentre il modulo di analisi margini ti mostra profitto netto e costi associati.
In pochi click visualizzi l’andamento economico e decidi se conviene potenziare un tipo di trattamento o promuoverne un altro.
Funzionalità per gestire lo studio odontoiatrico
I comuni software per la gestione degli studi dei dentisti si limitano a fornirti uno strumento per la gestione delle schede paziente, dell’agenda e della fatturazione e altre funzionalità varie.
La nota dolente è che si limitano a venderti uno strumento, senza darti modo di capire se fa davvero per te e senza darti modo di sfruttarlo in maniera davvero strategica.
Con Biosfera, puoi contare invece sia su un software costruito a misura delle tue necessità, sia su un team di specialisti che ti affiancheranno per la formazione direttamente nel tuo studio.
Di seguito le funzionalità comprese per la gestione del tuo studio dentistico:
Preventivi e piano di cura
Crea preventivi personalizzati e collegati direttamente agli elementi dentari, grazie alla possibilità di personalizzazione di uno o più listini di prestazioni odontoiatriche. Una volta definito il piano di cura, il preventivo verrà automaticamente generato e sarà pronto per essere consegnato al paziente, così come richiesto dalle normative in vigore. Così abbatti i tempi e i rischi di errore.
Massima sicurezza nella gestione dei dati: conformità al GDPR e Certificazione ISO 27001
In Biosfera siamo specializzati nel trattamento dei dati: tramite l’utilizzo del Dental Smart Box Linux, il software assolve a tutti gli aspetti richiesti dal Regolamento Europeo 679/2016 “GDPR”. Gestione degli utenti e delle password, diritto oblio per il paziente, informative e consenso, crittografia dei dati, backup database, registro dei trattamenti, tutto quello che serve per essere in regola con la normativa.
La certificazione ISO 27001 dimostra che i dati inseriti nel gestionale Biosfera hanno una crittografia di alto livello: siamo i primi a fornirti un tale livello di sicurezza! Avrai la stessa sicurezza di un sistema in cloud, ma a casa tua! Il nostro server dialoga con un “cervellone centrale” per informarci sul suo stato di salute, in modo da prevedere nel limite del possibile le eventuali rotture hardware.
Solo con Biosfera ottieni:
Tracciabilità Completa: Ogni azione viene registrata con il nome dell’operatore, l’ora e la data, creando un audit trail dettagliato. Questo è utile per la sicurezza, la conformità normativa e per monitorare l’attività del personale.
Controllo degli Accessi: La tessera o il ciondolo possono anche fungere da chiave di accesso a funzionalità specifiche. Solo gli operatori autorizzati con il corretto identificativo possono accedere a determinate aree del software o eseguire azioni particolari. Ad esempio, solo un amministratore con la sua tessera potrebbe avviare un backup o cancellare dati sensibili.
Personalizzazione: Il sistema può essere personalizzato per assegnare diversi livelli di accesso e permessi in base al ruolo dell’operatore, garantendo che ognuno abbia accesso solo alle funzionalità necessarie per il proprio lavoro.
Certificazione ISO 9001
Biosfera Software è certificato ISO 9001, garanzia di qualità e affidabilità riconosciuta a livello internazionale. Questo significa che ogni processo, dall’assistenza alla gestione dei dati, segue standard rigorosi per offrire agli studi odontoiatrici la massima sicurezza, efficienza e trasparenza. Una conferma concreta dell’impegno costante nel fornire un gestionale all’altezza delle esigenze dei professionisti più esigenti.
Agenda Elettronica Gestionale
Agenda Elettronica per dentisti versatile, per inserimento veloce degli appuntamenti per tutti i professionisti dello studio. Puoi personalizzare le informazioni con utilizzo di colori, icone, cambio stato, cambio operatore e tante altre funzionalità. Dall’agenda puoi consultare tutte le informazioni anagrafiche del paziente, le prestazioni e il diario clinico, controllare i suoi appuntamenti già fissati e richiamarli/modificarli. Facile invio degli SMS per ricordare gli appuntamenti futuri.
Il risultato? Più tempo risparmiato, meno appuntamenti mancati e una gestione dello studio fluida ed efficiente che aumenta la soddisfazione dei pazienti e la produttività del tuo team.
Controllo di gestione
Grazie al modulo di Gestione della Produzione puoi monitorare il “fatto con le mani” in termini di: Periodo, Operatore, Tipologia di Prestazione. Così puoi conoscere facilmente il compenso dei collaboratori e sapere quanto è stato effettivamente incassato per le sue prestazioni.
Cartella Paziente
Ogni paziente ha una Cartella del Paziente in cui sono memorizzate tutte le informazioni che lo riguardano (dati anagrafici, anamnesi, prestazioni, preventivi, diario clinico, situazione economica, immagini radiografiche, prescrizioni, richiami, ecc.), agevolando così il controllo economico e clinico da parte dell’operatore.
Fatturazione Automatica e Fatturazione Avanzata
Emettere una fattura per acconti e per il saldo (anche “anticipato”) del piano di trattamento è semplice e veloce grazie alla procedura guidata passo-passo. Dalla scheda del paziente puoi emettere la fattura di incasso, che verrà automaticamente registrata in prima nota. Biosfera Software è pronto per la fatturazione elettronica e l’invio dei dati al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate e l’invio delle fatture al Sistema TS. Inoltre con BiosferaFE, il tool per la fatturazione elettronica, puoi ricevere le fatture dei fornitori e puoi inviarle anche al Commercialista.
Emettere le fatture con ritenuta d’acconto, Note di credito o debito non è un problema.
Oltre ai pazienti c’è un’apposita anagrafica per i clienti (es. Studi Medici o Odontoiatrici) per le prestazioni soggette a ritenuta d’acconto e/o iva.
l vantaggio? Riduci al minimo gli errori, velocizzi la burocrazia e hai sempre la contabilità aggiornata e in ordine, liberando tempo ed energie da dedicare ai tuoi pazienti.
Automazione dei processi di segreteria
Grazie alla gestione dei richiami, è possibile generare automaticamente in ordine cronologico l’elenco dei richiami di tipo medico o amministrativo, per ricordare ai pazienti un appuntamento di igiene o la scadenza di un pagamento. Praticamente la segretaria si trova già pronto il lavoro dei richiami e con un semplice click invierà al paziente un sms per ricordargli l’impegno.
Così, liberi tempo per il personale di segreteria, che può dedicarsi ad attività non automatizzabili, come l’interazione e la comunicazione con i pazienti.
Esempio: È possibile isolare tutti i pazienti che non hanno effettuato la seduta di igiene nel corso degli ultimi 12 mesi. Con un solo click, è possibile inviare a tutti un messaggio WhatsApp personalizzato, che ricorda quanto tempo è passato dall’ultima seduta e l’importanza di fissare un nuovo appuntamento.
Esempio: È possibile isolare un cluster di pazienti che hanno un debito, ad esempio tutti coloro che devono saldare fatture entro i 300€. Con un click, è possibile inviare un messaggio personalizzato che ricorda la fattura da saldare: in questo modo, risparmi ore di telefonate da parte della segreteria (telefonate che spesso vanno a vuoto, perché sempre meno persone rispondono a numeri che non hanno salvato in rubrica!).
Monitor Preventivi
Un cruscotto per tenere sotto controllo la % di accettazione dei preventivi, divisi per: Periodo, Importo, Operatore del preventivo. Puoi monitorare i preventivi creati e consegnati, ma soprattutto quelli in attesa di risposta.
Gestione Finanziaria
Grazie alla gestione della prima nota puoi inserire in modalità guidata e veloce i pagamenti, registrare incassi differiti dei pazienti, registrare i prelievi del titolare, registrare il trasferimento di fondi da conti diversi, avere il controllo delle entrate con evidenza dei pazienti da richiamare, avere il controllo delle uscite e monitorare i flussi di cassa.
Funzionalità per far crescere lo studio e aumentare la redditività
Di seguito le funzionalità avanzate previste per la gestione dello studio
Diario clinico avanzato
Gestire il Diario Clinico impostando la corretta sequenza delle prestazioni da eseguire sul paziente a seguito di un piano di cura o piani di cura. Fare in modo che la segreteria abbia sempre la visione d’insieme della “scaletta” su prestazioni future e passate.
Controllo giornaliero
Un cruscotto immediato e semplice da consultare, per sapere in tempo reale chi fa e cosa, le prestazioni eseguite, gli importi incassati, gli importi pagati, con la possibilità di modificare al volo gli operatori e i tempi di esecuzione delle prestazioni.
L’unico Software Gestionale con cruscotto Dati Multidimensionale
Analizza e naviga le statistiche in più dimensioni, con tutti i dati del gestionale: preventivi, produzione, incassi, pazienti, ecc. Biosfera è l’unico software gestionale per studi odontoiatrici ad avere questa importante funzione.
Firma Elettronica Avanzata e Archiviazione Digitale
Ogni documento generato con il gestionale può essere firmato digitalmente e archiviato elettronicamente in automatico o manualmente dal sistema. Il sistema permette di applicare ai documenti una Firma Elettronica Avanzata (FEA) in modalità OTP, con invio del codice di firma nel telefono del paziente, oppure in modalità Grafometrica con l’utilizzo di una tavoletta grafica. I documenti firmati hanno piena validità giuridica (equivalente ai documenti firmati a penna) e sono opponibili a terzi in sede di giudizio.
I documenti firmati vengono automaticamente conservati a norma di legge e sono sempre validi nel tempo.
Biosfera SIGN è conforme al D.Lgs. 82/2005, DPCM 22/02/2013 e regolamento europeo eIDAS.
Con questo sistema non sei più obbligato a conservare i documenti su carta, contribuisci a ridurre l’inquinamento e lo spreco, abbatti i costi di stampa e archiviazione tradizionale.
PRM, Marketing Automation e AI
Integrazione con sistema di Marketing Automation (Keap Infusionsoft, GoHighLevel) per l’avvio di campagne di comunicazione e fidelizzazione del paziente in relazione alla tipologia di prestazioni eseguite.
Esempio: un paziente nuovo prende appuntamento per venire in studio per la prima volta. Dopo mezz’ora che hai segnato l’appuntamento sull’agenda elettronica, riceverà in automatico una campagna di comunicazione con, ad esempio, un messaggio WhatsApp che ringrazia della prenotazione, ricorda giorno e orario dell’appuntamento, indica come arrivare in studio, dove parcheggiare, e ricorda quale sarà il medico che lo visiterà. Riceverà poi un reminder pochi giorni prima dell’appuntamento.
Monitoraggio della messaggistica mobile e delle campagne email direttamente nella cartella del paziente e avvio di campagne personalizzate tramite un click.
Esempio: È possibile impostare cicli di comunicazioni di follow up dopo interventi come l’estrazione del dente del giudizio, per ricordare al paziente le accortezze da mettere in atto per una rapida ripresa.
Sincronizzazione automatica dell’anagrafica, delle campagne ed eventi generati dal sistema di Marketing Automation.
Gestione Avanzata Immagini RX e Fotografie
Puoi gestire le immagini direttamente dalla cartella del paziente, richiamandole con un click dal sistema radiografico digitale. Tramite il sistema Eyefi puoi scattare una foto con la reflex e memorizzarla direttamente dentro la cartella del paziente per consultarla o proiettarla su un monitor esterno.
Controllo Economico
Calcolo del margine (prestazioni al netto dei costi sostenuti) per competenza o per cassa, in base al periodo. Possibilità di modificare la giusta categoria di spesa con un click. Così hai sempre una visione chiara e immediata della reale redditività del tuo studio.
Listino Profittevole – B.E.P.
Per ogni prestazione odontoiatrica verifica quante ne hai fatte o pensi di farne, calcola l’incidenza dei costi fissi e variabili e trova il prezzo giusto per assicurare un margine di guadagno. Scopri quando il tuo studio odontoiatrico arriva al punto di pareggio (Break Even Point) nell’arco dell’anno, ovvero quando inizi ad avere un guadagno effettivo.
Sistema di Messaggistica PETRA
Con il sistema di messaggistica PETRA puoi inviare un SMS, un messaggio WhatsApp, una Email al paziente direttamente dall’Agenda Elettronica o dal Gestionale. Tramite il sistema automatizzato puoi inviare messaggi al paziente per ricordare l’appuntamento, per ricordare un pagamento, per informarlo su iniziative di prevenzione e promozione dello studio. Con PETRA puoi utilizzare template per l’invio di messaggi standard oppure messaggi personalizzati per ogni paziente. Il sistema PETRA può essere integrato con sistemi CRM esterni per campagne marketing profilate (es. Infusionsoft, Hubspot, ecc). Un sistema moderno per una comunicazione moderna.
Assistente alla Poltrona – PETRA Lite App
Grazie a Petra Lite, APP per smartphone Android, puoi acquisire le foto fatte al paziente e caricarle in automatico nella sua cartella, puoi dettare le tue note cliniche vocali direttamente nello smartphone e trovare il testo dell’audio direttamente nel diario clinico del paziente, puoi fare chiamate telefoniche facendole partire da Check-Up.
Il software Biosfera si avvale di funzionalità avanzate pensate per chi vuole sfruttare al massimo il gestionale. Infatti, una volta consolidato lo strumento con le funzionalità operative, nascerà la necessità di avere un controllo dettagliato dei vari processi dello studio, dei flussi finanziari, dei margini di guadagno per ogni prestazione, e di avere un’agenda sempre più organizzata ed ottimizzata.
Testimonianze
Garanzia dei 6 mesi
Biosfera è il primo software gestionale con garanzia soddisfatto o rimborsato totale sul costo delle licenze software, entro i primi 6 mesi dall’installazione. Se non sei soddisfatto del nostro software ti restituiamo tutti i soldi delle licenze acquistate, senza che tu debba giustificarlo!
Perché hai 6 mesi per ripensarci?
Ci bastano 2 settimane per portare uno studio dal vecchio gestionale a Biosfera, ma in 6 mesi anche gli studi odontoiatrici più indaffarati riescono a far decollare l’organizzazione con il nuovo gestionale ed hanno il tempo per ripensarci se questo non rispecchia le loro aspettative.
Garantiamo un periodo così lungo per il rimborso perché siamo certi di portare valore al tuo studio dentistico, consapevoli di lasciarti consigli importanti che ti aiuteranno a fare scelte migliori per il futuro.
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